เทมเพลตช่วยให้คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการให้นำไปใช้กับเอกสารล่วงหน้าได้ เช่น เค้าโครงหน้ากระดาษ ลักษณะการจัดรูปแบบแท็บ ข้อความต้นแบบ และอื่น ๆ สามารถนำไปใช้ได้กับการสร้าง Template ของเอกสารทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็น จดหมายราชการ จดหมายภาษาอังกฤษมาตรฐานสากล บันทึกข้อความ ฯลฯ
วิธีบันทึกเอกสารเป็น Template
ก่อนที่จะบันทึกเอกสารเป็น Template คุณต้องสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่เสียก่อน โดยต้องกำหนดเค้าโครงเอกสาร ลักษณะและขนาดตัวอักษรของข้อความในเอกสาร ลักษณะย่อหน้า ตลอดจนคุณสมบัติอื่น ๆ ให้เรียบร้อยเสียก่อน
เมื่อคุณได้เอกสารตามที่ต้องการแล้ว ให้บันทึกเป็นเทมเพลตตามขั้นตอนดังนี้
1. เลือกคำสั่ง File -> Save As
2. คลิกเลือก This PC
3. ให้คุณตั้งชื่อ Template ตามต้องการ
4. จากนั้นให้เลือกตัวเลือกในการบันทึกเป็น Word Template (.dotx)
5. คลิกที่ปุ่ม Save ก็จะได้ Template ที่คุณสร้างไว้เองเรียบร้อยแล้ว
วิธีการสร้างเอกสารใหม่จาก Template
เมื่อคุณได้บันทึก Template ที่สร้างไว้เองเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถสร้างเอกสารที่ยึดตาม Template นั้นได้โดยวิธีดังนี้
1. เปิดโปรแกรม Word ขึ้นมา
2. เลือกคำสั่ง New
3. คลิกที่แท็บ Personal เพื่อแสดง Template ที่คุณสร้างไว้เองทั้งหมด
4. คลิก Template ของเอกสารที่คุณต้องการสร้างขึ้นมาใหม่โดยยึดตามนั้น
