ข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญที่เราสามารถนำไปใช้ในการคาดการณ์อนาคตหรือการกำหนดนโยบายต่างๆ ซึ่งบางครั้งเราอาจมีข้อมูลจำนวนมาก แต่เราต้องสามารถนำข้อมูลนั้นมาสรุปเป็นรายงานตามรูปแบบที่ต้องการได้ การใช้ เครื่องมือ Pivot Table บน Microsoft Excel จะสามารถช่วยให้เราสรุปรายงานต่างๆได้ง่าย โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. เตรียมข้อมูล ตามตัวอย่าง มีข้อมูล เพศ และ วุฒิการศึกษา อย่าลืมว่าต้องมีชื่อColumn ทุกครั้งเพื่อใช้เป็น ตัวเลือกในการสรุปรายงาน
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot1.png)
2. ไปที่ Insert เลือก Pivot Table
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot2.png)
3. มี popup Create Pivot Table ตามรูป
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot3.png)
4. ตรงส่วน Select a table or rage > Table/Rage ให้เลือกคลุมข้อมูลที่เราต้องการสรุปรายงานทั้งหมด
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot4-1024x576.png)
5. ตรงส่วน ล่าง Choose where you want the PivotTable report to be placed เป็นการเลือกว่าจะให้แสดงตารางสรุปที่ส่วนไหน ตามรูปเลือกแสดงในsheetใหม่ New Worksheet จากนั้น Click OK
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot5.png)
6. ปรากฏ Pivot Table ใน Sheet ใหม่
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot6.png)
7. เลือกรายการที่ต้องการสรุปรายงาน จากตัวอย่างเลือก ลำดับ และ เพศ สำหรับ ลำดับ นั้น เลือกมาเพื่อเป็นตัวนับว่ามีข้อมูลกี่รายการ โดยกำหนดไว้ที่ช่อง Values และเลือก Value Field Settings
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot7-1.png)
8. การตั้งค่า Value Field Settings โดยเราเลือก Column ลำดับ ที่จะนำมาใช้นับจำนวนและเลือกเป็น Count ตามรูป จากนั้น Click OK จะได้รายงานสรุปจำนวนโดยแยกตามเพศ
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot8.png)
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot10.png)
9. หากต้องการ ข้อมูลรายการอื่นสามารถติ๊กเลือกรายการที่ต้องการได้ตามรูป เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถสรุปรายงานจากข้อมูลที่มีอยู่ได้แล้วค่ะ
![](https://km.cc.swu.ac.th/wp-content/uploads/2021/07/pivot9.png)