แนวปฏิบัติเพื่อการจัดทำข้อมูล KPI ร้อยละความร่วมมือในการตอบแบบสอบถามของส่วนงาน (ระดับฝ่าย)

ตามมติที่ประชุมคณะกรรมการกลั่นกรองผลการประเมินผลการปฏิบัติงาน สำนักคอมพิวเตอร์ ครั้งที่ 1/2564 เมื่อวันที่ 23 กุมภาพันธ์ 2564 ได้กำหนดตัวชี้วัดรายบุคคลในการประเมินปฏิบัติงานของบุคลากรสำนักคอมพิวเตอร์ รอบประเมิน 2/2564 เป็นต้นไป โดยมอบให้งานบริการการศึกษาจัดทำรายงานความร่วมมือในการตอบแบบสอบถามของส่วนงาน ตามตัวชี้วัดร้อยละความร่วมมือในการตอบแบบสอบถามของส่วนงาน (ระดับฝ่าย) ซึ่งเป็นตัวชี้วัดหนึ่งในตัวชี้วัดภาระงานส่วนกลาง (Shared duty) ดังนั้นงานบริการการศึกษาจึงได้จัดทำแนวปฏิบัติเพื่อจัดทำข้อมูลและรายงานผลความสำเร็จของงานตามตัวชี้วัดดังกล่าว ดังนี้

เกณฑ์การให้คะแนนตัวชี้วัด

ขั้นตอนการดำเนินงาน

  1. เจ้าของกิจกรรมแจ้งงานบริการการศึกษา เพื่อเปิดสิทธิการกรอกข้อมูล
  2. งานบริการการศึกษากำหนดสิทธิการกรอกข้อมูล และแจ้ง Sheet ที่ต้องดำเนินการ
  3. งานบริการการศึกษาตรวจสอบ จำนวน (คน) ณ วันจัดกิจกรรม ใน Sheet “กิจกรรม” (โปรแกรมจะนำจำนวนคนจากกิจกรรมก่อนหน้านี้ หากไม่เป็นปัจจุบันให้ระบุ จำนวนคนใหม่)
  4. เจ้าของกิจกรรม ระบุข้อมูล วันจัดกิจกรรม, ชื่อกิจกรรม, สถานที่จัดกิจกรรม, ช่วงวันประเมิน และ ข้อมูลฝ่าย (จากการตอบแบบสอบถาม)
  5. เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมคำนวณและแสดงผลที่ Sheet “KPI-การตอบแบบสำรวจ

การจัดทำแบบสอบถามเพื่อการเก็บข้อมูล

  1. การกำหนดข้อคำถามเบื้องต้นสำหรับผู้ตอบแบบสอบถามเพื่อการเก็บข้อมูลร้อยละความร่วมมือในการตอบแบบสอบถามของส่วนงาน ดังนี้
  • สถานภาพทางการบริหาร โดยตั้งค่าจำเป็นต้องตอบข้อคำถาม ดังภาพประกอบ
  • สังกัดฝ่าย โดยตั้งค่าจำเป็นต้องตอบข้อคำถาม ดังภาพประกอบ
  • การเข้าร่วมโครงการ/กิจกรรม * โดยตั้งค่าข้อคำถาม ดังนี้
  1. ตัวเลือกแบบหลายตัวเลือก
  2. ไปยังส่วนที่ระบุในคำตอบ
  3. ตัวเลือก “ไม่เข้าร่วมโครงการ/กิจกรรม” กำหนดค่า “ส่งแบบฟอร์ม”
  4. จำเป็นต้องตอบข้อคำถาม
    ดังภาพประกอบ

หมายเหตุ * กิจกรรมการสำรวจ/ประเมินผล ประจำรอบประเมินหรือรายปี ไม่ต้องเก็บข้อมูลการเข้าร่วมโครงการ/กิจกรรม เช่น การประเมินสมรรถนะหลักและสมรรถนะเชิงบริหารจัดการของผู้บริหาร ผลการสำรวจความสุขและความผูกพันของบุคลากรในสำนักคอมพิวเตอร์ประจำปี เป็นต้น

2. การกำหนดตั้งค่าสำหรับการตอบแบบสอบถาม ขอให้ผู้จัดทำแบบสอบถามตั้งค่าต่างๆ ดังนี้

  • จำกัดให้ตอบได้เพียง 1 ครั้ง
  • แก้ไขหลังจากส่ง
  • ดูแผนภูมิสรุปและข้อความตอบกลับ *

ดังภาพประกอบ

หมายเหตุ * กรณีแบบฟอร์มการประเมินที่มีเนื้อหาเป็น ข้อมูลลับ เช่น การประเมินสมรรถนะหลักและสมรรถนะเชิงบริหารจัดการของผู้บริหาร ไม่ต้องทำการกำหนดตั้งค่า “ดูแผนภูมิสรุปและข้อความตอบกลับ”

โดยผู้ตอบแบบสอบถามจะสามารถตอบแบบสอบถามได้เพียง 1 ครั้งเท่านั้น หากเข้ามาตอบเป็นครั้งที่ 2 จะมีข้อความ “คุณตอบไปแล้ว” และหากเลือกข้อมูลสังกัดฝ่ายผิดพลาดจะยังสามารถกลับมาแก้ไขข้อมูลนั้นได้ ดังภาพประกอบ

หากท่านไม่สะดวกในการตั้งค่าแบบฟอร์มต่างๆ ท่านสามารถใช้ Template ได้ โดยการคลิกทำสำเนา Template วิธีการดังนี้

1) คลิกที่ https://qrgo.page.link/725EQ
2) เลือกตั้งค่าการทำสำเนา ดังภาพประกอบ

3) ตั้งชื่อและเลือกโฟลเดอร์ ดังภาพประกอบ

4) จะปรากฎแบบฟอร์มใหม่ขึ้น ดังภาพประกอบ

การจัดส่งข้อมูลจำนวนผู้ตอบแบบสอบถาม

งานบริการการศึกษาจะเปิดสิทธิการกรอกข้อมูลให้เจ้าของแบบสอบถาม โดยกำหนดให้เจ้าของแบบสอบถามเข้ามากรอกข้อมูลทาง Google Sheets ชื่อไฟล์ KPI_Survey_ActivityReportYYYYRR แผ่นงานชื่อ Uxx (U01 – U20) ภายในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ (ประมาณ 3 วันทำการ) ดังภาพประกอบ พร้อมแนบหลักฐาน

ตัวอย่างหลักฐาน

การแสดงผลข้อมูลคะแนนประเมิน

เมื่อเจ้าของแบบสอบถามจัดส่งข้อมูลจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมการบริหารจัดการสรุปความร่วมมือในการตอบแบบสอบถามของส่วนงาน (ระดับฝ่าย) ตามตัวชี้วัดภาระงานส่วนกลาง (https://qrgo.page.link/2zPxD) จะทำการประมวลผลข้อมูล โดยคำนวณผลคะแนนประเมินความร่วมมือในการตอบแบบสอบถามของส่วนงาน (ระดับฝ่าย) ดังนี้

  1. คิดคะแนนสะสมจากการตอบแบบสอบถามแต่ละครั้ง นับเฉพาะจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามระดับฝ่าย 100 % ได้เท่ากับ 1 คะแนน
  2. นำคะแนนรวมของฝ่ายตามข้อ 1 มาคำนวณหาค่าเป็นร้อยละ เพื่อเปรียบเทียบกับหลักเกณฑ์การให้คะแนนของตัวชี้วัด ดังภาพตัวอย่างประกอบ

ผู้เขียน

ดนัย มณฑาทิพย์กุล
สำนักงานผู้อำนวยการ สำนักคอมพิวเตอร์
สำนักคอมพิวเตอร์
danaim@g.swu.ac.th