การทำแถบสีข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนดไม่ยาก ในโปรแกรม Excel มีคำสั่งช่วย คือ Conditional Formatting เพื่อปรับรูปแบบตามเงื่อนไข โดย เลือเมนู Home >Styles > Conditional Formatting ซึ่งมีให้เลือกตามมาตรฐานดังนี้

• Highlight Cells Rules : ช่องที่มีค่า มากกว่า/น้อยกว่า/มีคำที่กำหนด/หาค่าที่ซ้ำกัน
• Top/Bottom Rules : ช่องที่เป็น Top 10 (เลขเปลี่ยนได้) ในเรื่องต่างๆ
• Data Bars : ใส่กราฟแท่งเข้าไปเป็น Background ของช่องนั้นๆ ว่ามีค่ามากหรือน้อย
• Color Scales ใส่สี Background ของช่องนั้นๆ ตามค่ามากน้อย
• Icon Sets : ใส่เครื่องหมายต่างๆ เช่น ลูกศร ขึ้น/ลง ตามแต่ค่าที่อยู่ข้างในว่ามากหรือน้อย
• New Rule…. : กำหนดเงื่อนไขระดับสูง (Advance)

ตัวอย่าง : แสดงแถบสีแดงเงินเดือนของพนักงานตั้งแต่ 20,000 บาท

โดยเลือเมนู Home > Styles >Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Greater than …

จะปรากฏ window Greater Than
Format cells that are GREATER THAN:
กำหนดค่าเงินเดือนที่วางเงื่อนไข ได้แก่ 20,000.- บาท

จาก cell ที่กำหนด Conditional Formatting ให้เลือก Format Painter (เครื่องมือตัวนึงในส่วนของ Clipboard ซึ่งหน้าที่หลักของมันคือการคัดลอกรูปแบบของข้อความที่เราเลือก แล้วเราสามารถนำรูปแบบนี้ไปใช้กับข้อความอื่น ๆ ได้) ให้กับ cell เงินเดือนอื่นๆ