ในการทำงานเอกสารนั้น หากเราต้องการส่งเอกสารงานของเราให้ผู้อื่นอ่าน ซึ่งเราต้องการให้ผู้ที่ได้รับไฟล์เอกสารของเราไปนั้นอ่านเอกสารได้เพียงอย่างเดียว โดยไม่สามารถทำการแก้ไขใดๆ ลงในเอกสารของเราได้ สามารถกำหนดค่าป้องกันการแก้ไขได้ดังนี้
- เปิดไฟล์เอกสารที่ต้องการ
- ไปที่ริบบอนแท็บรีวิว (Review) คลิกที่ปุ่มจำกัดการแก้ไข (Restrict Editing)
- จะมีรายการปรากฎทางด้านขวา ให้ใส่เครื่องหมายถูกที่จำกัดการจัดรูปแบบให้กับการเลือกสไตล์ (Limit formatting to a selection of styles) ซึ่งเราสามารถกำหนดค่าต่างๆ ได้อีก เมื่อคลิกที่ตั้งค่า (Settings) ในหัวข้อนี้
- ใส่เครื่องหมายถูกที่อนุญาตให้เฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสารเท่านั้น (Allow only this type of editing in the document) เป็นการกำหนดค่าลิสต์บ็อกซ์ว่าจะอนุญาตให้พิมพ์อะไรได้บ้าง
- คลิกเลือกกำหนดผู้ที่สามารถแก้ไขเอกสารได้
- คลิกปุ่มใช่ เริ่มต้นบังคับใช้การป้องกัน (Yes, Start Enforcing Protection)
- จากนั้นจะมาที่หน้าต่างเริ่มบังคับใช้การป้องกัน (Start Enforcing Protection) ให้เลือกกำหนดรหัสผ่าน โดยคลิกที่รหัสผ่าน (Password)
- พิมพ์รหัสผ่าน (Password) สองครั้ง
- คลิกที่ปุ่มตกลง (OK)
10. จากนั้นกลับมาที่เอกสาร ซึ่งจะเห็นว่าคำสั่งในริบบอนแท็บบางส่วนจะไม่สามารถใช้งานได้ ดังนั้นหากผู้ที่ได้รับเอกสารงานของเราไปจะไม่สามารถทำการแก้ไขได้
