ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ มศว (SWU e-Meeting) เป็นระบบในการบริหารการประชุมผ่านออนไลน์ โดยมีผู้รับผิดชอบ Framework ทำหน้าที่ กำหนดสิทธิผู้ใช้งานประชุม (Organizer) แผนควบคุมคุณภาพ และคณะกรรมการ (Committee) ที่ URL : https://emeeting.swu.ac.th
ซึ่งระบบดังกล่าวสามารถแนบเอกสารประกอบวาระการประชุมเป็นแฟ้มข้อมูลในรูปแบบ PDF ทำให้ไม่ต้องพิมพ์เป็นกระดาษจำนวนมากแจกในที่ประชุม แต่เราจะทราบได้อย่างไรว่าการประชุมแต่ละครั้งสามารถลดจำนวนกระดาษเอกสารประกอบวาระการประชุมมากน้อยแค่ไหน
ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ มศว (SWU e-Meeting) มีหน้าจอ “บันทึการลดจำนวนกระดาษที่ใช้” เพื่อจัดทำเป็นสถิติจำนวนกระดาษเอกสารประกอบวาระการประชุม ดังนี้
- ผู้ใช้งานประชุม (Organizer) เข้าประชุมครั้งที่ต้องการ
- คลิกที่ “เลือกเอกสารประกอบการประชุม” จะปรากฎหน้าจอแสดงแฟ้มเอกสารแนบแต่ละวาระการประชุม
- คลิกแฟ้มเอกสารประกอบวาระการประชุม (PDF) จะปรากฎหน้าจอใหม่แสดงรายละเอียดในแฟ้มเอกสารดังกล่าว ตรงกลางด้านล่างของจอภาพ จะแสดงจำนวนหน้าทั้งหมด
- หลังจากนั้นไปที่เมนู “เครื่องมือของฉัน” และคลิกที่หัวข้อ “บันทึการลดจำนวนกระดาษที่ใช้” จะปรากฎหน้าจอภาพให้บันทึกจำนวนกระดาษแต่ละวาระการประชุม ให้เลือก Tab “Add/Edit” และระบุจำนวนกระดาษในแฟ้มเอกสารแต่ละวาระการประชุม หลังจากนั้นกดปุ่ม Submit เพื่อบันทึกข้อมูล
- สามารถตรวจสอบจำนวนกระดาษในแต่ละการประชุมได้ที่หัวข้อ “สรุปสถิติการประชุม” และจะปรากฎหน้าจอแสดงสรุปรายงานข้อมูลรวมการประชุม ในรอบปี
จากตัวอย่างข้างต้นสรุปรายงานข้อมูลมีการประชุมในรอบการประชุมปี 2564 มีจำนวน 3 ครั้ง จำนวนคณะกรรมการและผู้เข่้าร่วมประชุมประจำ รวม 10 คน
ดังนั้น จำนวนกระดาษที่ใช้ไปรวมทั้งสิ้น 132 แผ่น x 10 คน เท่ากับ 1,320 แผ่น เมื่่อนำมาคิดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสารประกอบวาระการประชุมแผ่นละ 0.50 บาท สามารถลดค่าใช้จ่ายได้ 660 บาท
ครั้งที่ 1 จำนวนกระดาษที่ใช้ 59 แผ่น x 0.50 บาท x 10 คน = 295 บาท
ครั้งที่ 2 จำนวนกระดาษที่ใช้ 31 แผ่น x 0.50 บาท x 10 คน = 155 บาท
ครั้งที่ 3 จำนวนกระดาษที่ใช้ 42 แผ่น x 0.50 บาท x 10 คน = 210 บาท
หากไม่มีการบันทึกข้อมูลการลดจำนวนกระดาษที่ใช้ในระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ มศว (SWU e-Meeting) ก็จะไม่สามารถทำการวิเคราะห์ความคุ้มค่าในการลดจำนวนกระดาษและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการพิมพ์เอกสารประกอบวาระการประชุมแต่ละครั้งในรอบปีได้
