การสร้างเอกสาร Mail Merge
Mail Merge คือฟังก์ชันใน Microsoft Word ที่ช่วยให้คุณสร้างเอกสารหลายฉบับที่มีเนื้อหาเหมือนกัน แต่แตกต่างกันเฉพาะบางส่วน เช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลเฉพาะบุคคล ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากในการส่งจดหมายเวียน, ป้ายชื่อ, หรือเอกสารอื่น ๆ จำนวนมาก
ขั้นตอนการสร้าง Mail Merge
1. เตรียมแหล่งข้อมูล:
- สร้างตารางใน Excel: สร้างตารางใน Excel โดยมีหัวคอลัมน์เป็นข้อมูลที่ต้องการนำมาใช้ในเอกสาร เช่น ชื่อ นามสกุล ตำแหน่ง ส่วนงาน
- บันทึกไฟล์: บันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบ .xlsx
2. สร้างเอกสารหลักใน Word:
- สร้างเอกสารใหม่: เปิดโปรแกรม Word แล้วสร้างเอกสารใหม่
- เขียนเนื้อหา: เขียนเนื้อหาของเอกสารที่ต้องการ โดยเว้นช่องว่างไว้ในตำแหน่งที่ต้องการแทรกข้อมูลจาก Excel
- บันทึกเอกสาร: บันทึกเอกสาร Word
3. เชื่อมต่อเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูล:
- เมนู Mailings: คลิกที่แท็บ Mailings บน Ribbon
- Start Mail Merge: คลิกปุ่ม Select Recipients แล้วเลือก Use an Existing List
- เลือกไฟล์ Excel: เลือกไฟล์ Excel ที่สร้างไว้ในขั้นตอนที่ 1
4. แทรกฟิลด์ผสาน:
- วางเคอร์เซอร์: วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการแทรกข้อมูล
- Insert Merge Field: คลิกปุ่ม Insert Merge Field แล้วเลือกฟิลด์ที่ต้องการจากรายชื่อ
5. แสดงตัวอย่างและปรับแก้:
- Preview Results: คลิกปุ่ม Preview Results เพื่อดูตัวอย่างผลลัพธ์
- ปรับแก้: ปรับแก้รูปแบบหรือเนื้อหาตามต้องการ
6. เสร็จสิ้นและผสาน:
- Finish & Merge: คลิกปุ่ม Finish & Merge แล้วเลือก Print Documents เพื่อพิมพ์เอกสาร หรือ Edit Individual Documents เพื่อแก้ไขเอกสารแต่ละฉบับ
ตัวอย่างรูปภาพประกอบ
