ในยุคที่ความรวดเร็วและประสิทธิภาพเป็นหัวใจสำคัญของการทำงาน เทคโนโลยีได้ก้าวเข้ามาช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้นในหลากหลายมิติ หนึ่งในนวัตกรรมที่น่าสนใจและกำลังได้รับความนิยมอย่างมากคือ “การพิมพ์งานด้วยเสียง” หรือ “การป้อนตามคำบอก” (Dictation) ซึ่ง Microsoft Office 365 ได้นำเสนอคุณสมบัตินี้มาให้ผู้ใช้งานได้สัมผัสกับประสบการณ์การทำงานที่แตกต่างออกไป
ลองนึกภาพว่าคุณสามารถพิมพ์เอกสาร รายงาน หรือแม้แต่ร่างอีเมลได้โดยไม่ต้องแตะคีย์บอร์ดสักปุ่ม เพียงแค่พูดในสิ่งที่ต้องการ และให้คอมพิวเตอร์จัดการส่วนที่เหลือให้คุณ นี่ไม่ใช่แค่ความสะดวกสบาย แต่ยังเป็นตัวช่วยสำคัญในการเพิ่มผลิตภาพ ลดความเมื่อยล้าจากการพิมพ์ และเปิดโอกาสให้กับการทำงานในรูปแบบใหม่ๆ
พิมพ์งานด้วยเสียงใน Office 365 ทำงานอย่างไร?
Microsoft Office 365 ผสานรวมคุณสมบัติการป้อนตามคำบอกเข้ากับแอปพลิเคชันยอดนิยมอย่าง Word, Outlook, PowerPoint และ OneNote โดยใช้เทคโนโลยีการจดจำเสียงขั้นสูงที่สามารถแปลงเสียงพูดของคุณให้เป็นข้อความได้อย่างแม่นยำ ไม่ว่าคุณจะพูดภาษาไทย อังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ (รองรับกว่า 50 ภาษา) ระบบจะทำการวิเคราะห์และแสดงผลข้อความบนหน้าจอเกือบจะทันที
หลักการทำงานเบื้องต้น:
- เปิดใช้งานฟังก์ชัน: ในแอปพลิเคชัน Office ที่รองรับ เพียงมองหาไอคอน “ป้อนตามคำบอก” (มักเป็นรูปไมโครโฟน) บน Ribbon หรือแถบเครื่องมือ
- เริ่มพูด: เมื่อเปิดใช้งาน ไมโครโฟนจะเริ่มรับเสียงของคุณ คุณก็สามารถเริ่มพูดในสิ่งที่คุณต้องการจะพิมพ์ได้เลย
- แก้ไขและจัดรูปแบบ: หลังจากที่ระบบประมวลผลข้อความแล้ว คุณสามารถแก้ไขคำผิด เติมเครื่องหมายวรรคตอน หรือจัดรูปแบบข้อความได้ตามต้องการ
ประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากการพิมพ์งานด้วยเสียง
- เพิ่มความเร็วในการพิมพ์: สำหรับผู้ที่พิมพ์ไม่เก่งหรือไม่ถนัด การพิมพ์ด้วยเสียงสามารถช่วยให้คุณสร้างสรรค์เนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลากับการจิ้มนิ้วบนแป้นพิมพ์
- ลดอาการเมื่อยล้า: ลดภาระของข้อมือและนิ้วมือ เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องพิมพ์งานเป็นเวลานาน หรือผู้ที่มีปัญหาด้านสุขภาพที่ส่งผลต่อการใช้มือ
- เพิ่มความคิดสร้างสรรค์: เมื่อคุณไม่ต้องกังวลกับการพิมพ์ คุณสามารถโฟกัสไปที่ความคิดและการเรียบเรียงเนื้อหาได้อย่างเต็มที่ ทำให้ไอเดียไหลลื่นและสร้างสรรค์ผลงานได้ดีขึ้น
- เข้าถึงได้ง่าย: เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้พิการทางสายตา หรือผู้ที่มีข้อจำกัดในการใช้มือ ช่วยให้พวกเขาสามารถใช้งานคอมพิวเตอร์และสร้างสรรค์ผลงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ทำงานได้หลากหลายสถานการณ์: ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่บ้าน สำนักงาน หรือแม้แต่ขณะเดินทาง คุณสามารถใช้เสียงในการบันทึกความคิด หรือร่างเอกสารได้อย่างรวดเร็ว
วิธีเริ่มต้นพิมพ์งานด้วยเสียงใน Microsoft Office 365
- เปิด Microsoft Word: เปิดเอกสารเปล่าหรือเอกสารที่คุณต้องการพิมพ์
2. ค้นหาฟังก์ชัน “ป้อนตามคำบอก”: บนแถบ Ribbon ที่แท็บ “หน้าแรก” (Home) คุณจะพบกลุ่ม “เสียง” (Voice) และไอคอนรูปไมโครโฟนที่มีป้ายกำกับว่า “ป้อนตามคำบอก” (Dictate)
3. การตั้งค่าภาษา คุณจะพบ แถบเครื่องมือแสดงการบันทึกเสียง อยู่บริเวณมุมบนด้านขวา คุณสามารถเข้าไปตั้งค่า ภาษาใด้ โดยคลิกที่รูป เฟือง และ เลือกภาษาตามที่ต้องการ จากนั้นจึงกดบันทึก
4. คลิกที่ไอคอน: เมื่อคลิกที่ไอคอน “ป้อนตามคำบอก” จะมีจุดสีแดงปรากฏขึ้นบริเวณไอคอน แสดงว่าไมโครโฟนกำลังทำงานและพร้อมรับเสียง
เมื่อเริ่มพูดในสิ่งที่คุณต้องการพิมพ์ลงไป ระบบจะแปลงเสียงเป็นข้อความบนหน้าจอโดยอัตโนมัติ ซึ่งยังสามารถสั่งเครื่องหมายวรรคตอน คุณสามารถออกคำสั่งสำหรับเครื่องหมายวรรคตอนได้ เช่น “จุด” (.) “จุลภาค” (,) “เครื่องหมายคำถาม” (?) “ขึ้นบรรทัดใหม่” (New line) และ หยุดการป้อนตามคำบอก เมื่อพูดเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ไอคอน “ป้อนตามคำบอก” อีกครั้งเพื่อหยุดการทำงานของไมโครโฟน
ดังนั้นผู้เขียนหวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความนี้จะให้ประโยชน์กับผู้ที่เข้ามาอ่านบทความนี้และนำไปประยุคใช้กับงานของท่านได้
